Gérer les appels entrant des clients en identifiant les interlocuteurs, en appréciant l’urgence et en apportant les premiers éléments de réponse. Assurer un accueil physique en français et/ou en anglais adapté à chaque interlocuteur en tenant compte des situations spécifiques (conflit, urgence, différences culturelles et handicap), en répondant à ses sollicitations et/ou réclamation, avec une capacité d’écoute et de pratiques inclusives. Planifier les rendez-vous en tenant compte des contraintes du client et de son ou ses interlocuteurs en présentiel ou à distance selon les disponibilités de chacun et éventuellement d’une situation de handicap. Gérer les agendas des collaborateurs en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques pour planifier leurs rendez-vous en respectant le calendrier juridique et les déplacements en tenant compte des contraintes, des priorités de service dans une démarche éco-responsable. Mettre en place des procédures d’alerte pour surveiller l’avancement des procédures et les échéances afin de préparer les documents nécessaires à chacune des étapes de l’ouverture à la clôture du dossier. Gérer les déplacements des collaborateurs en opérant le choix et les réservations des modalités de transport, d’hébergement et de restauration en tenant compte des contraintes budgétaires, temporelles, d’handicap et environnementales afin de garantir leur bon déroulement. Grâce à l’utilisation des agendas partagés, il s’assure de la disponibilité des participants. Préparer les réunions en présentiel ou à distance et organiser leur mise en œuvre en collectant les éléments d’information au préalable à leur mise en œuvre, en identifiant les participants afin d’assurer leur bonne tenue et la mise à disposition des éléments nécessaires, en veillant à la résolution des aspects techniques et logistiques (réservation de salles, visioconférence, handicap) afin d’en garantir le bon déroulement. Concevoir des documents professionnels (courriers, courriels, notes de services ou d’information, procès-verbaux, statuts, contrats...) en respectant les règles orthographiques, grammaticales ainsi que la terminologie juridique et la charte graphique afin d’assister l’équipe juridique tout en favorisant l’écologie digitale. Rédiger, mettre en forme et actualiser les modèles d’actes juridiques et tous documents professionnels à usage interne et de différents formats numériques en utilisant les logiciels adaptés (traitement de texte, tableur…) afin de préparer les documents nécessaires à chacune des étapes de l’ouverture à la clôture du dossier en tenant compte des évolutions réglementaires. Diffuser après contrôle l’information en utilisant les méthodes de diffusion interne et en prenant en considération l’empreinte environnementale. Conduire, synthétiser et diffuser des recherches documentaires (veille législative, réglementaire, jurisprudentielle) à la demande du responsable en utilisant éventuellement l’intelligence artificielle mais en contrôlant la pertinence des informations reçues avec les données transmises. Concevoir des procédures de recherche et archivage de documents via des outils collaboratifs dans l’objectif de faciliter leur exploitation par l’ensemble des collaborateurs et en garantissant la sécurité et la confidentialité. Archiver informatiquement ou physiquement les dossiers des salariés dans le respect des règles de sécurité informatique et notamment la protection des données personnelles (RGPD). Gérer les stocks et les commandes de fournitures en s’assurant de la conformité des commandes et livraisons dans une démarche éco-responsable. Etablir un devis, un état de frais ou une convention d’honoraires afin de gérer et suivre la prise en charge du client. Procéder à la facturation dans le respect des délais en assurant le recouvrement et effectuant les relances nécessaires. Enregistrer les écritures comptables en respectant la réglementation en vigueur afin d’assurer la tenue de la comptabilité. Etablir les rapprochements bancaires afin de pointer les opérations, suivre la trésorerie. Etablir la déclaration de TVA au sein de l’entité en complétant les tableaux de suivi et en respectant les échéances afin de garantir le respect des obligations de la structure et d’éviter toute majoration Contribuer à l’élaboration du budget prévisionnel en collaboration avec son responsable, en identifiant et en produisant l’estimation des charges et dépenses, compte tenu de ses prévisions d’activités, afin d’anticiper et d’optimiser la gestion du prochain exercice Préparer à date fixe les données chiffrées permettant l’établissement des documents rendant compte de la situation financière de la structure, bilan comptable et compte de résultat Renseigner les clients sur les différents modes de résolution amiable des conflits et notamment la médiation utilisée en amont d’une procédure ou pendant la procédure afin d’écourter celle-ci et aboutir à un accord. Assurer la saisine des juridictions en identifiant leur compétence et leur mode de saisine pour lancer la procédure judiciaire en collaboration avec son supérieur hiérarchique. Communiquer avec les différents intervenants au dossier (magistrat, huissier, greffes, clients…) soit par mail soit par une communication sécurisée (obligatoire dans certains cas sous peine de nullité) tout en maîtrisant le vocabulaire juridique approprié. Préparer les actes de procédure et veiller à la mise à jour des trames conçus par le cabinet ou proposer par un logiciel métier dans le respect du secret professionnel. Réaliser le suivi des dossiers avec les différents acteurs juridiques en respectant les règles de confidentialité et en réalisant les opérations selon le calendrier procédural afin de mener le dossier à son terme en utilisant les logiciels professionnels. Mettre en œuvre les voies de recours adaptée à la situation en rédigeant l’acte approprié afin d’obtenir un nouvel examen du dossier et le transmettre à la juridiction concernée en collaboration avec son supérieur hiérarchique. Suivre les évolutions réglementaires et législatives en lien avec le droit des sociétés et le droit du travail en mettant en place une veille automatisée au moyen d’un outil numérique ou en utilisant l’intelligence artificielle en s’assurant de la fiabilité des données de sortie. Collecter les informations et pièces nécessaires auprès des futurs associés en vue de la constitution d’une société commerciale, civile ou associative. Utiliser les différents modèles d’actes liés à la création, fonctionnement et dissolution d’une société (statuts, procès-verbaux d’assemblées...) Transmettre le dossier constitué avec les pièces obligatoires sur le site du guichet des formalités des entreprises (RNE) en vue de l’immatriculation de la société et l’acquisition de la personnalité morale. Convoquer les associés en assemblée générale ordinaire et/ou extraordinaire en respectant les délais légaux et éventuellement assurer l’organisation matérielle des réunions (salle, vidéoprojecteur, repas…) Rédiger les procès-verbaux à l’issue de la tenue de l’assemblée et mettre à jour les registres d’assemblées sous format papier ou électroniquement si la loi ou les statuts le permettent. Contribuer à la gestion des RH en rédigeant les contrats de travail tout en effectuant une veille juridique et dans le respect des clauses obligatoires. Assurer le suivi des contrats de travail, leur modification, leur suspension, leur rupture en veillant au respect des obligations légales et au formalisme obligatoire. Accompagner le salarié dès son arrivée en organisant son intégration et suivre le salarié au cours de sa vie professionnelle afin de favoriser son bien-être au travail quel que soit sa diversité (âges, sexe, handicap, origine culturelle...) d’une manière inclusive. Assurer le suivi du salarié de l’embauche à la rupture du contrat (mutation, congés, absences, formation, développement des compétences) et remonter les informations auprès de sa hiérarchie. Archiver informatiquement ou physiquement les dossiers des salariés dans le respect des règles de sécurité informatique et notamment la protection des données personnelles (RGPD). Organiser les élections du personnel dans le respect des obligations légales du CSE et en prenant en compte les personnes en situation de handicap. Diffuser l’information sociale en participant au choix des canaux de diffusion. Ouvrir le dossier client une fois que le juriste a identifié les attentes de celui-ci et réunir les pièces nécessaires en fonction de la nature de la demande (succession, mariage, divorce, filiation, vente de biens…) pièce d’identité du client, résidence principale, domicile fiscal, connaissance de la situation matrimoniale client, connaissance de la situation parentale Informer le client sur l’avancée de son dossier par courrier ou courriel Organiser les rendez-vous entre le professionnel et le client lorsque l’acte est prêt pour signature en identifiant les dates et les délais à respecter. Préparer les actes pour signature et envoyer des décomptes financiers suivants les actes à signer. Relancer le client si le paiement n’est pas parvenu avant la signature de l’acte. Rédiger les annonces de biens mis à la vente dans le respect des obligations légales (type de biens, nombre de pièces et leur nature, l’état général du bien, la superficie habitable, le DPE…) Rédiger les annonces de biens mis en location dans le respect des obligations légales (le loyer, les charges locatives, le montant du loyer charges incluses, le dépôt de garantie si exigé, les frais d’honoraire de l’agence, la mention de la personne ayant en charge les honoraires…) Planifier les visites de biens mis en location ou à la vente en mettant en place un tableau de suivi. Préparer les contrats de location de biens meublés ou non meublés en respectant les clauses obligatoires pour chaque type de biens. Collecter et vérifier les informations nécessaires à la réalisation de la transaction (situation du bien, historique, situation juridique…) Préparer l’acte définitif de vente (identification des parties, description du bien, prix de vente, modalités de paiement, date de la vente, date de la remise des clés, existence ou pas d’une hypothèque, les coordonnées des parties, les clauses suspensives…) et procéder à la vérification des pièces et au respect des délais pour la publication à la conservation des hypothèques. Préparer et envoyer les convocations et procès-verbaux pour les assemblées générales et les réunions de conseil syndical. Assurer l’envoi des quittances et relances si nécessaire. Gérer les sinistres en estimant en fonction de celui-ci l’urgence et contacter un prestataire. Suivre les interventions et travaux en lien avec les prestataires