Accueillir un client (physiquement ou à distance) en mettant en œuvre une écoute active et les principes de la reformulation, en utilisant un vocabulaire juridique professionnel et en tenant compte d’une éventuelle situation de handicap afin de favoriser de bonnes conditions d’accueil un climat de confiance Analyser la demande d’un client en traitant l’information de manière confidentielle, en identifiant la nature de la demande selon le type de droit, en s’adaptant au profil de son interlocuteur et/ou de ses éventuelles difficultés afin de lui apporter des réponses appropriées et reporter précisément la demande aux services concernés Diffuser une information claire et structurée sur des aspect juridiques ou organisationnels (démarches), en respectant le cadre légale de la confidentialité et du secret professionnel, en utilisant un vocabulaire juridique professionnel et accessible à tous afin d’apporter une première réponse et d’orienter le client vers le professionnel adéquat. Fixer un rendez-vous en tenant compte des contraintes du client et de son interlocuteur (avocat, notaire, huissier, directeur juridique, ...), en s’assurant de l’accessibilité de la zone en cas de situation de handicap (locaux, visio-conférence, téléphone) et en évaluant sa durée afin d’optimiser le temps et d’organiser les agendas des collaborateur d’un cabinet ou d’un service juridique Rédiger une synthèse des éléments recueillis lors des échanges avec le client en structurant les informations, en mobilisant ses capacités rédactionnelles et en utilisant le vocabulaire juridique adapté selon l’environnement afin d’apporter aux interlocuteurs concernés les indications nécessaires à l’ouverture d’une dossier Préparer les documents comptables du cabinet (factures, honoraires, convention d’honoraires, encaissements ...) en respectant les procédures mise en place par le cabinet ou le service afin d’assurer la tenue des registres financiers Appliquer les règles de fiscalité liée à la structure en tenant compte de son statut juridique, du type d’impôt et de taxes auxquels elle est soumis, des déductions fiscales et des charges déductibles qu’elle peut imputer ,en conservant l’ensemble des justificatifs afin de communiquer les données aux juridictions compétentes. Etablir des factures ou des conventions d’honoraires dans le cadre d’une prestation ou d’un service juridique en respectant la nomenclature comptable, en appliquant les règles de gestion financières propres au secteur juridique (CARPA) et en utilisant un outil bureautique dédié afin de gérer la prestation réalisée Concevoir un tableau de bord permettant de suivre le processus de facturation afin de piloter l’activité du cabinet ou du service juridique Procéder aux écritures comptables et aux rapprochements bancaires en respectant la réglementation, en pointant les différentes opérations et en procédant aux ajustements afin d’assurer la tenue de la comptabilité et communiquer les documents aux experts comptables Constituer un dossier administratif et juridique, en recueillant les pièces nécessaires, en collectant les informations utiles, en respectant les délais impartis et en respectant les consignes juridiques afin d’assister les collaborateurs juridiques dans leur quotidien Accomplir des tâches administratives d’un cabinet ou d’un service juridique en utilisant des techniques de prise de note, en réalisant la saisie de documents sur un outil dédié, en utilisant le vocabulaire juridique adapté au contexte, et en tenant compte de l’impact environnemental afin de suivre l’activité des de la structure Définir une méthode de classement et d’archivage des dossiers administratifs et juridiques accessible au plus grand nombre (PSH) en s’adaptant au pratique de la structure, en sélectionnant une méthode d’archivage physique (Dossiers papier, salles d’archives) et/ou numérique (GED, cloud), en identifiant des mots clés permettant une recherche rapide et en tenant compte de l’impact environnemental afin d’assurer la traçabilité des documents et un accès rapide à l’information dans un cadre éco-responsable Assurer une veille juridique en identifiant les différentes sources et supports d’information, en réalisant des recherches jurisprudentielles , en mobilisant ses connaissances de l’organisation judiciaire en France et en sélectionnant le canal de communication le plus adapté à la structure afin de diffuser l’information aux collaborateurs du cabinet ou du service juridique Constituer un dossier juridique en recueillant l’ensemble des pièces nécessaires selon le sujet, en utilisant et/ou en mettant à jour des modèles actes, en utilisant les termes juridique en adéquation avec la thématique traitée et en tenant compte des évolutions réglementaires afin de respecter la conformité du dossier et de faciliter le traitement de son contenu Dans le cadre d’une activité au sein d’un cabinet d’avocat, constituer un dossier de plaidoirie en classant, de manière physique et/ou numérique, tous les documents, selon une méthode définie avec l’avocat (chronologique ou thématique), en préparant un outil permettant de retrouver les pièces et en s’assurant que celles-ci soient bien référencées dans les écritures afin de faciliter la recherche d’information lors de l’audience. Établir des règles de suivi d’un dossier juridique en contrôlant son état d’avancement selon le calendrier procédural, en collectant les pièces nécessaires à son traitement et en assurant une communication entre les différents acteurs tout en respectant de la confidentialité des données afin d’en assurer son traitement Suivre la procédure de recours ou de taxation des honoraires en respectant les différentes étapes, en recueillant les éléments justificatifs des honoraires facturés, en préparant le dossier d’audition, en respectant les règles déontologiques de la profession (avocat) afin d’assurer la transparence de la facturation