Assistant de secrétariat et de soutien administratif

RNCP42026BC01Organiser et coordonner la gestion administrative de son entité

• Manager les flux d’information avec des correspondances spécifiques en appliquant les protocoles de sécurité et de confidentialité, afin de fluidifier la circulation des informations et d’assurer une coordination efficace entre les services. Rédiger et superviser la rédaction des courriers professionnels structurés et adaptés (lettres, notes, courriels etc.) en utilisant les outils informatiques adéquats, tout en respectant les règles de correspondance, les usages de courtoisie et les normes en vigueur dans l’environnement professionnel. - Structurer les écrits en fonction du destinataire et de l’objectif du message. - Appliquer les conventions de présentation et de rédaction professionnelle. - Vérifier l’orthographe, la syntaxe et la mise en forme avant l’envoi ou la diffusion. Planifier et organiser la mise en œuvre de réunions ou d’évènement type séminaire (présentiel ou distanciel) en coordonnant les moyens nécessaires à leur bon déroulement (logistique, équipements informatiques, supports de présentation) et en assurant la diffusion des informations préalables (ordre du jour, convocations) tenant compte d’éventuelles contraintes ou situations particulières (langues étrangères ; situations de handicap ; accessibilité etc.) Rédiger ou valider des comptes rendus de réunion avec les outils numériques à disposition en sélectionnant les informations essentielles, puis assurer leur diffusion en utilisant les outils de communication adaptés, afin de garantir la traçabilité et le suivi des faits marquants de l’entreprise. Organiser et superviser l’accueil physique, téléphonique, via les outils de communication numériques des interlocuteurs internes et externes en identifiant leur demande, afin de les orienter efficacement vers le service et de répondre à leurs requêtes. - Identifier les interlocuteurs et analyser leur demande. - Coordonner ses équipes d'agents d'accueil. - Organiser un traitement rapide et efficace des sollicitations via les différents canaux de communi

Évaluation : Voie formative : - contrôles de connaissances ; - mises en situation contextualisées ; - études de cas et/ou de restitutions technico-opérationnelles.

RNCP42026BC02Garantir et assurer un soutien administratif de qualité à la direction et aux équipes

• Organiser et suivre les actions administratives de la direction en mettant en place des outils de planification et de suivi adaptés, afin de garantir une gestion efficace du temps et des priorités définies par la direction : Planifier les activités, déplacements et événements en tenant compte des disponibilités et des priorités de la direction. Utiliser des outils de gestion de projet et de suivi (tableaux de bord, agendas partagés) pour assurer une vue d’ensemble des priorités et des échéances. Assurer le suivi des demandes et des actions liées aux priorités de la direction et garantir leur prise en charge rapide et efficace par les services concernés. Assurer la professionnalisation des équipes via la création et la mise à disposition de tutoriels. Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers administratifs, en particulier l'expression de besoin de l'enveloppe budgétaire, la négociation avec les fournisseurs et la relance des clients, en veillant à respecter les critères financiers et les délais fixés par l’organisation. Gérer les achats de fournitures et de matériel de bureau, en lien avec les services financiers, pour garantir l’approvisionnement nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation et préparer la liquidation et la mise en paiement des factures. Assurer le suivi des notes de frais en lien avec le service compétent, afin de coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements des autorités ou à l’organisation des réunions. - Assurer la gestion des contraintes logistiques pour garantir le bon déroulement des déplacements et des réunions. - Coordonner les démarches pratiques liées aux déplacements (réservations d’hébergement, trajets, programme) et organiser les déplacements des autorités ou des collaborateurs.

Évaluation : Voie formative : - contrôles de connaissances ; - mises en situation contextualisées ; - études de cas et/ou de restitutions technico-opérationnelles.

RNCP42026BC03Mettre en œuvre la politique de communication interne et externe de la structure

• Diffuser les informations en fonction des directives données par le service émetteur, en participant au choix des canaux de communication (intranet, réseaux sociaux, newsletter) tout en veillant à respecter les règles de sécurité des systèmes d’information et de confidentialité - Identifier les informations à transmettre et déterminer les canaux de diffusion adaptés. - Diffuser les messages dans le respect des consignes données et des protocoles de sécurité. - Veiller à la protection des données sensibles en appliquant les bonnes pratiques en matière de confidentialité. Assurer un suivi et la traçabilité des flux d’information numérique et physique tout en appliquant les règles d’hygiène informatique et de confidentialité. - Mettre en place des outils de suivi des informations échangées pour garantir la traçabilité. - Contrôler et archiver les documents selon les normes internes et les exigences de sécurité. - Respecter les règles de confidentialité et de gestion des données personnelles tout au long du processus de diffusion de l’information. Réceptionner les demandes des différents services en appliquant les politiques de communication de son organisation pour transmettre les informations aux différents interlocuteurs. - Écouter activement les demandes des services internes et reformuler les informations pour garantir une compréhension claire. - Appliquer les protocoles de communication interne pour assurer une diffusion précise, maîtrisée et efficace des informations. - Garantir une communication fluide, cohérente et transversale en lien avec les différentes parties prenantes, selon les priorités de l’organisation. Utiliser et gérer les outils de communication interne et externe (plateformes collaboratives, messagerie électronique, téléphonie, intranet, réseaux sociaux etc.) afin de garantir la bonne circulation de l’information, tout en respectant les normes de sécurité des systèmes d'information (SSI). - Assurer l’efficacité et la fluidité des échanges grâce à

Évaluation : Voie formative : - contrôles de connaissances ; - mises en situation contextualisées ; - études de cas et/ou de restitutions technico-opérationnelles.