Collecter les informations relatives à la stratégie Ressources Humaines définie en amont par le Manager Ressources Humaines et la Direction Générale Analyser et synthétiser les informations afin d’identifier les actions ressources humaines à mener à bien Etablir la liste des activités à effectuer sur l’année Elaborer le plan de recrutement annuel de l’entreprise en programmant les différents recrutements à effectuer sur un calendrier, à partir du plan de recrutement prévisionnel à 2/3 ans issu de l’analyse GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels), afin de planifier les différentes actions du recrutement. Prendre en charge la planification, l’organisation et l’animation des différentes interventions de l’entreprise à des salons de recrutement ou à des forums de recrutement écoles dans le cadre de la campagne de recrutement des alternants, afin d’augmenter la visibilité de l’entreprise et de développer sa marque employeur Programmer sur l’année les différentes actions inhérentes à la construction du Plan de Développement des Compétences (PDC), puis les actions de gestion et de suivi du déroulement du PDC (gestion et suivi administratifs et financiers), afin de communiquer les différentes échéances aux managers de l’entreprise et de configurer le Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) sur la partie « Formation » Elaborer le calendrier de déroulement des entretiens d’évaluation, afin que chaque manager opérationnel soit informé des délais dont il dispose pour organiser ses entretiens avec ses collaborateurs, et de pouvoir renseigner ces informations dans le SIRH Préparer l’agenda des obligations légales et sociales : programmer les dates des différentes réunions avec le Comité Social et Economique (CSE) dans le cadre de la consultation obligatoire, afin de respecter la législation en vigueur. Préparer le calendrier des déclaration sociales obligatoires afin de n’oublier aucune échéance et de respecter la législation en vigueur Planifier les échéances du reporting social et du processus de collecte et d’analyse des données effectué via le SIRH, afin d’élaborer le calendrier des obligations légales (déclarations obligatoires) et d’organiser le traitement de la donnée R.H Programmer les différentes étapes de réalisation du Bilan Social afin de respecter (pour ce document) le délai de réalisation et de présentation au CSE Préparer le planning de paye annuel afin de définir les échéances mensuelles à respecter pour produire les bulletins de salaire et effectuer les règlements aux salariés dans le respect des contraintes légales Mettre en forme sous la forme d’un calendrier annuel le plan d’actions R.H. et le soumettre pour approbation au Manager Ressources Humaines Participer à la définition des processus d’administration des ressources humaines dans le cadre de la démarche d’optimisation et de rationalisation des process, afin de déployer des processus communs à toute l’entreprise Dématérialiser l’administration des ressources humaines en configurant le SIRH de manière à simplifier le traitement des informations, centraliser les données collaborateurs et faciliter les échanges d’informations, afin d’améliorer la productivité et de réduire les coûts administratifs Optimiser les processus de développement RH (management des talents et de la performance soit gestion des recrutements, gestion des parcours de développement des compétences, gestion des entretiens professionnels, suivi de performance) en configurant le SIRH de manière à optimiser le pilotage des décisions stratégiques RH Piloter les différentes remontées d’informations relatives aux différents process en conformité avec le calendrier des échéances établi en amont (Bloc de Compétences numéro 1), afin de respecter les délais légaux (Echéances de la paye et déclarations sociales notamment) Définir les indicateurs du pilotage social à mettre en place ainsi que la périodicité de l’analyse, afin de permettre un suivi optimal des principaux indicateurs RH dans l’optique d’une amélioration continue du climat social de l’entreprise Organiser avec les différents départements/managers la remontée d’informations « terrain » via le SIRH, soit communiquer la périodicité de collecte et la nature des informations permettant de renseigner chaque tableau de bord, afin d’organiser et d’optimiser le traitement de la donnée RH Préparer et analyser les tableaux de bord sociaux à périodicité régulière, à partir des informations du Système d’Informations Ressources Humaines (SIRH) permettant le calcul des différents ratios de pilotage social (absentéisme, turn-over…) Générer les tableaux de bord et les analyser afin d’alerter le Manager Ressources Humaines en cas de problème détecté (taux d’absentéisme en augmentation, détérioration du climat social…) Etablir le bilan social de l’entreprise à partir des informations du SIRH, dans le respect des 7 thématiques imposées par le Code Du Travail, en respectant les étapes suivantes : synthétiser les données du SIRH, mettre en forme le bilan social dans le respect de la forme définie par le législateur, diffuser le bilan social au Comité Social et Economique (CSE), et organiser la consultation de celui-ci sur ce document. Mettre l’entreprise en conformité avec la législation sociale en vigueur : mettre en place et tenir les registres obligatoires du personnel Mettre en forme et afficher les affichages obligatoires de l’entreprise Organiser la libre consultation de la Convention Collective par les collaborateurs de l’entreprise, tout ceci afin de respecter la législation en vigueur Prendre en charge la réalisation et le suivi des formalités sociales de l’entreprise, types déclarations sociales (DADS, déclaration des mouvements de main-d’œuvre...), formalités d’adhésion (mutuelle, caisses de retraite…), déclarations (Taxes formation…) Gérer la collecte de la taxe d’apprentissage, en utilisant le plus possible les ressources du SIRH dans le but de réduire les coûts administratifs Veiller à la mise en place des mesures en faveur de l’emploi des seniors conformément à l’accord de la branche professionnelle ou à l’accord d’entreprise Veiller à ce que l’entreprise satisfasse à l’obligation d’emploi des personnes en situation de handicap, et favoriser et participer à l’organisation de l’emploi des personnes en situation de handicap dans les différents départements, afin de respecter les obligations légales mais aussi de participer à la mise en place de la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise Assurer l’interface avec les organismes sociauxet autres interlocuteurs professionnels (URSSAF, Médecine du travail, Caisses de retraite, CNAM, AGEFIPH, Cap Emploi…) Saisir chaque mois dans le SIRH les éléments impactant la paye (plannings des salariés, absences justifiées et non justifiées des salariés, augmentations de salaires, entrées/sorties des salariés, accidents du travail/de trajet…), afin de permettre en temps voulu le transfert des données du SIRH vers le logiciel de paye Contrôler les bulletins de salaire afin d’en vérifier l’exactitude et procéder aux corrections nécessaires Contrôler la Déclaration Sociale Nominative (DSN) établie à partir du logiciel de paye afin de respecter l’obligation légale mensuelle en la matière Prendre en charge les tâches administratives inhérentes à l’embauche d’un nouveau salarié : effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF afin d’ouvrir au salarié tous ses droits sociaux Inscrire l’embauche du salarié sur le registre du personnel afin d’éviter toute sanction en cas de contrôle Organiser la visite médicale d’embauche du salarié afin de s’assurer que le salarié nouvellement embauché est apte à tenir son poste de travail Remettre au nouvel embauché une copie de sa déclaration préalable et l’informer de la date de sa visite médicale afin d’éviter toute sanction liée à l’absence de ces démarches Organiser la participation du nouvel embauché au stage de formation concernant « l’information et la formation à la sécurité », afin de l’informer précisément des mesures à appliquer pour assurer sa sécurité et celle des autres salariés de l’entreprise Indiquer l’embauche du salarié sur la Déclaration Annuelle des Salaires (DAS), afin que les caisses de retraite complémentaire puissent l’affilier à leurs régimes Rédiger le contrat de travail après avoir collecté auprès du Manager Ressources Humaines les informations relatives au contrat, et auprès du futur salarié les documents administratifs et officiels le concernant Vérifier s’il remplit toutes les conditions permettant son embauche au sein de l’entreprise, notamment s’il est de nationalité étrangère Rédiger tout document juridique lié à la gestion administrative des ressources humaines (promesses d’embauche, avenants, attestations…), à partir des informations transmises par les managers, afin de répondre aux différentes demandes des salariés et/ou besoins des managers, dans le respect de la législation en vigueur Rédiger les documents juridiques relatifs aux procédures disciplinaires et à la rupture du contrat de travail : mettre en forme les convocations aux entretiens préalables pour les salariés faisant l’objet d’une sanction disciplinaire, à partir des informations communiquées par le Manager Ressources Humaines Rédiger et remettre à l’issue de l’entretien le courrier de notification de la sanction dans le respect du délai légal imposé par la législation en vigueur, afin de mener une démarche juridique conforme Rédiger, mettre en forme et remettre les convocations aux entretiens préalables afin de respecter le processus légal Rédiger et remettre au salarié la lettre de notification du licenciement ou la convention de rupture (dans le cas d’une rupture conventionnelle) à l’issue de l’entretien avec le Manager Ressources Humaines, dans le respect des délais fixés par le législateur Tenir un échéancier légal permettant de remettre les documents légaux à ces salariés en temps et en heure, transmettre au Service Paye les informations nécessaires à l’édition des documents à remettre au moment de l’arrivée ou du départ Organiser les élections professionnelles : procéder au calcul de l’effectif afin de déterminer le nombre de sièges à pourvoir Organiser l’information du personnel concernant l’organisation du scrutin Préparer le protocole d’accord pré-électoral Organiser le scrutin pour le premier et le second tours (matériel de vote, modalités de vote, bureau de vote) Participer au dépouillement et à l’attribution des sièges Procéder à la proclamation des résultats Transmettre le procès-verbal des élections dans le respect du délai légal à l’inspecteur du travail, au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) et aux autres parties prenantes de cette élection, tout ceci afin d’organiser la représentation du personnel au sein de l’entreprise dans le respect de la législation en vigueur Préparer et organiser les réunions du Comité Social et Economique : transmettre aux membres du CSE dans le respect des délais légaux, toute information relative au déroulement de la prochaine réunion (convocations, ordre du jour, documents supports, …), afin de respecter les délais légaux d’information préalable Assister aux réunions obligatoires et effectuer la prise de notes pendant chacune d’elles Rédiger à l’issue de celles-ci les procès-verbaux et les transmettre à l’Inspection du Travail dans le respect du délai légal prévu par le législateur Rédiger les descriptions de postes des différents départements de l’entreprise à partir des interviews des salariés Participer à la réalisation de la cartographie des emplois de la structure préalable à l’analyse GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels), afin de cartographier l’organisation du travail au sein de l’entreprise et de lui permettre de recenser ses compétences Participer, à partir du plan triennal de formation, à la définition des actions de formation et des publics prioritaires, en tenant compte des objectifs de développement des compétences identifiés préalablement, et afin d’anticiper les futurs besoins en compétences de l’entreprise Communiquer aux responsables opérationnels ces informations Collecter les besoins en formation de leurs départements, les périodicités de réalisation des formations et les organismes dispensateurs sélectionnés, afin de disposer de toute l’information nécessaire à la création et au lancement du plan de développement des compétences (PDC) Mettre en forme le PDC, le faire valider par le Manager Ressources Humaines, puis le soumettre au CSE conformément au calendrier préalablement établi afin de respecter l’obligation de consultation des instances Piloter la réalisation du Plan de Développement des Compétences : après validation, inscrire les salariés concernés aux différents stages de formation Créer les dossiers administratifs relatifs aux stages de formation concernés et s’assurer de la bonne constitution des dossiers afin de se conformer à la législation en vigueur Organiser et mettre en oeuvre l’information des salariés quant à leur inscription au(x) stage(s) de formation : transmission des convocations et de toute information relative à leur départ en formation Suivre la réalisation des actions de formation du PDC afin d’effectuer un suivi des actions définies et de mesurer le respect du budget engagé Accompagner le déroulement des campagnes d’entretiens d’évaluation et d’entretiens professionnels : renseigner dans le SIRH le calendrier de déroulement des entretiens d’évaluation (entretiens annuels et entretiens professionnels) Vérifier à périodicité régulière que les managers opérationnels respectent la programmation des entretiens et renseignent le SIRH, afin d’accompagner la politique de mobilité des salariés Collecter à partir du SIRH, une fois la campagne terminée, tous les supports d’entretien dûment renseignés, les transmettre au Manager Ressources Humaines pour analyse et exploitation Mobiliser son expertise des sujets de développement ressources humaines pour soutenir la réflexion stratégique R.H. et le déploiement d’actions autour des questions relatives par exemple à la marque employeur, l’inclusion de la diversité, l’intégration et la gestion du handicap au sein de l’entreprise, l’amélioration de la qualité de vie au travail, ou sur des questions plus techniques comme la mise en place de stratégies de recrutement innovantes ou de processus de rémunération équitables, ceci dans le but d’accompagner la prise de décisions stratégiques en la nourrissant des observations terrain Gérer la partie « Recrutement et Carrières » du SIRH en relayant les actions de Marque Employeur de l’entreprise afin de répondre aux problématiques de recrutement du moment (pénurie de talents, …) Animer les actions de recrutement des alternants : prendre en charge la planification, l’organisation et l’animation des différentes interventions de l’entreprise à des salons de recrutement ou à des forums de recrutement écoles/universités dans le cadre de la campagne de recrutement des alternants, afin de valoriser la marque employeur de l’entreprise et d’augmenter sa visibilité Rédiger la description de poste et/ou le profil de poste et l’annonce, après avoir collecté auprès du Manager Opérationnel les éléments relatifs au poste à pourvoir, afin de définir précisément le besoin en recrutement Choisir la filière de recrutement : sélectionner les filières de recrutement les plus adaptées auprès desquelles l’annonce doit être diffusée, afin d’obtenir le plus grand nombre de candidatures possibles en adéquation avec le besoin de l’entreprise. Gérer les relations avec les intermédiaires du recrutement et diffuser l’annonce : prendre en charge tous les aspects pratiques et administratifs concernant la diffusion de l’annonce : contacts avec les différents prestataires, estimation budgétaire, transmission des informations nécessaires à la mise en ligne ou la parution de l’annonce, afin de respecter le calendrier du recrutement ainsi que le budget affecté à celui-ci Réceptionner les dossiers de candidature, effectuer une présélection et organiser les entretiens : grâce à une grille de présélection préalablement établie, afin de se concentrer uniquement sur les candidatures se rapprochant au plus près du besoin de l’entreprise, choisir les candidats à convoquer Organiser les rendez-vous pour les entretiens afin d’assurer une planification respectueuse des délais impartis à ce recrutement Rédiger et expédier les réponses négatives aux candidats non retenus, afin d’informer les candidats sur le statut de leur candidature et de valoriser la marque employeur de l’entreprise Préparer le guide d’entretien de recrutement relatif au poste à pourvoir, afin de sécuriser le déroulement de l'entretien en listant toutes les questions indispensables à la vérification de la maîtrise des compétences du poste par les candidats Mener les entretiens de recrutement : recevoir les candidats et leur soumettre le guide d’entretien lors d’une interview formalisée afin d’évaluer leur niveau de maîtrise des compétences techniques et savoir-être nécessaires à la tenue du poste Choisir sur la base des informations recueillies en entretien le candidat le plus adapté au poste à pourvoir Définir sa date d’entrée en fonction Collecter ses informations personnelles afin d’organiser son intégration au sein de l’entreprise Mettre en place son parcours d’intégration et le piloter, afin de lui permettre de s’adapter plus rapidement et de valoriser la marque employeur de l’entreprise Valider l’embauche définitive : vérifier avant la date de fin de la période d’essai si le salarié sera bien embauché définitivement, afin de mettre en place une rupture de contrat en cours de période d’essai si celle-ci n’est pas concluante, ou dans le cas inverse, de lui confirmer par écrit son embauche définitive