Collecter des informations pertinentes en matière d’évolutions économiques, technologiques et socio-culturelles afin de dégager les évolutions prévisibles qui auront un impact sur la composition et le fonctionnement de l’entreprise.En déduire les axes d’amélioration et de progrès pour l’entreprise, ainsi que les axes de changement afin de garantir la pérennité de la structure Collecter les données qui suggèrent des tendances futures en matière d’emploi, de politique sociale, de données législatives et démographiques Synthétiser les données collectées puis rédiger un rapport de synthèse reprenant les faits saillants de cette analyse Collecter auprès du dirigeant de l’entreprise les informations concernant les changements internes et externes de l’activité de la structure prévus à 3 ans Analyser l’impact de ces changements sur les emplois au sein de la structure Élaborer une cartographie des emplois Analyser l’effectif actuel de l’entreprise d’un point de vue quantitatif et d’un point de vue qualitatif Calculer l’évolution future des effectifs et simuler l’évolution attendue des ressources. Analyser les écarts en termes de qualifications, d’emplois et d’effectifs pour les 3 années à venir Réaliser un audit de la situation existante en matière de stratégie et/ou de politiques Ressources Humaines Identifier et formaliser les objectifs stratégiques à atteindre, en tenant compte des ressources et compétences de l’entreprise notamment Elaborer le plan d’actions à mettre en place, le planifier. Fixer les indicateurs de réussite Soumettre le plan d’actions à la Direction Générale pour validation Déployer la stratégie définie en amont en pilotant les différentes politiques ci-dessous : La politique de rémunération, La politique de développement et de maintien des compétences, La politique de Recrutement Piloter l’action des différents acteurs et veiller à ce que la mise en place du plan d’actions soit scrupuleusement respectée Evaluer la pertinence de la stratégie en cours en vérifiant à périodicité régulière l’atteinte ou la non atteinte des objectifs déterminés en amont :analyser les indicateurs de performance Concevoir la politique de rémunération de l’entreprise en fixant les règles d’attribution de la rémunération directe et des périphériques légaux de la rémunération (participation, intéressement) Déterminer le système de rémunération à adopter au sein de l’entreprise parmi les systèmes possibles Construire la grille de rémunération à adopter au sein de l’entreprise en classifiant les postes à partir de la cartographie des emplois précédemment élaborée. La faire valider par la Direction Générale Elaborer la politique de développement et de maintien des compétences en lien avec la démarche de GEPP : définir les axes de formation prioritaires et les publics cibles Déterminer le budget annuel alloué au Plan de Développement des Compétences. Le faire valider par la Direction Générale Elaborer le calendrier des axes et des échéances de réalisation du PDC, puis organiser la communication de ces informations aux responsables de fonction afin qu’ils les« redescendent » aux managers opérationnels Organiser et animer la consultation du Conseil Social et Economique sur le Plan de Développement des Compétences Déterminer les besoins en ressources humaines à moyen terme à partir de l’analyse GEPP Planifier l’ordre des recrutements et les différentes actions du processus de recrutement. Faire valider ce plan de recrutement par la Direction Générale Formaliser le processus de recrutement de l’entreprise dans le respect de la législation en vigueur Créer les outils du recrutement Communiquer aux opérationnels et aux équipes R.H. le processus et les outils du recrutement afin qu’ils les utilisent à chaque fois qu’ils recrutent Organiser la formation des managers opérationnels à la conduite de l’entretien de recrutement, et éventuellement l’animer Procéder en un premier temps à l’examen des budgets passés (2 à 3 ans de recul) afin de disposer d’une vision financière historique permettant de projeter plus réalistement le budget prévisionnel Rapprocher les budgets précédents du plan stratégique Ressources Humaines défini lors de l’étape précédente. En déduire les plafonds budgétaires à respecter Définir les fonds qui seront affectés aux processus R.H. et notamment aux process suivants : Recrutement, Politique de rémunération, Développement et maintien des compétences Développement de la marque employeur, Fonctionnement des instances représentatives du personnel, Nouveaux projets R.H. (projets de digitalisation, maintien de la QVT…) Présenter le budget à la Direction Générale de l’entreprise pour validation Suivre le respect de toutes les lignes du budget en temps réel afin d’éviter tout dépassement qui déstabiliserait l’ensemble Créer une cellule de crise chargée de piloter les démarches d’anticipation et/ou de gestion de la crise éventuelle Piloter le travail de réflexion de la cellule de crise dans le but d’identifier les potentiels risques encourus par l’entreprise Construire le registre des risques de l’entreprise Mesurer les impacts organisationnels, financiers, humains, … , des différents risques identifiés et qui pourraient menacer l’entreprise Déterminer les actions à mettre en place pour répondre à chaque risque identifié (exemple : comment répondre à une cyberattaque) Mettre en place un système de veille permanente dans le but d’anticiper l’apparition de ce type de risques. Définir et mettre en place le plan de gestion de crise concret permettant d’être réactif au moment de la survenance de l’événement s’il n’a pu être évité, et d’en « amortir » les conséquence Synthétiser ces informations en un rapport de synthèse soumis à la Direction Générale Mettre à jour régulièrement le plan de crise Créer un groupe Projet qui rassemble les différents acteurs impliqués dans la réorganisation du travail au sein de l’entreprise : équipe R.H., Instances Représentatives du Personnel, Responsables de Fonctions, Médecine du Travail et Direction des Services Informatiques Identifier grâce à une enquête interne les attentes et besoins des salariés en matière de télétravail Organiser des groupes de travail avec les responsables des grandes fonctions de l’entreprise, afin – en amont de l’implémentation du télétravail – de réfléchir avec eux à la réorganisation du travail au sein de leurs -départements Accompagner les managers dans la définition des conditions de recours au télétravail ainsi que ses modalités d’exercice Identifier avec eux les outils collaboratifs à mettre en place ainsi que les outils de suivi et de mesure de la performance des collaborateurs, et les critères de cette performance Organiser la campagne de communication autour du projet d’implémentation du télétravail -Cadrer la démarche de mise en place du télétravail dans un document officiel (charte du télétravail).Au sein du groupe Projet, cadrer la démarche de mise en place du télétravail dans un document officiel (Charte du Télétravail par exemple) qui sera soumis à la Direction Générale de l’entreprise Présenter la Charte après validation au Comité Social et Economique de l’entreprise Identifier avec chaque responsable les besoins de formation au travail à distance des membres de son équipe Organiser la campagne de formation des responsables et managers au management à distance Organiser la campagne de formation des collaborateurs au travail à distance Lancer la phase d’expérimentation : équiper les collaborateurs et les former à l’utilisation des outils du distanciel et au travail à distance Observer la phase d’expérimentation, procéder aux ajustements nécessaires Déployer définitivement le télétravail en tant que mode d’organisation du travail pérenne Elaborer le plan de digitalisation de la fonction Ressources Humaines de l’entreprise en identifiant en un premier temps les tâches à faible valeur ajoutée qu’il faut automatiser et les documents à dématérialiser Formaliser le besoin d’outils digitaux sur Les process suivants : Recrutement, Développement du travail collaboratif, Traitement de la data collaborateur, Digitalisation de la Marque Employeur, Création d’une Expérience collaborateurs augmentée, Digitalisation de la Formation Comparer les outils disponibles sur le marché puis faire des choix adaptés aux besoins de la structure. Valider les choix avec la Direction Générale Organiser la communication autour de la démarche de digitalisation envers l’équipe R.H. et les collaborateurs de l’entreprise Déployer la communication tout au long de la démarche Acquérir et implémenter les outils Former l’équipe Ressources Humaines et les opérationnels concernés (managers opérationnels) à l’utilisation des nouveaux outils Suivre l’évolution de l’expérience utilisateurs et apporter les ajustements nécessaires si besoin Réaliser un audit du SIRH de l’entreprise afin de vérifier s’il intègre bien les éléments indispensables à une marque employeur dynamique et valorisante. Ajuster si besoin Créer ou optimiser l’espace « Carrières » sur le site internet de l’entreprise afin d’améliorer son attractivité envers ses candidats Organiser et faire vivre la communication de l’entreprise sur les réseaux sociaux afin de renforcer son image employeur et développer son attractivité Identifier les étapes à faible valeur ajoutée du process de recrutement qui peuvent être digitalisées Formaliser le besoin d’outils digitaux sur l’intégralité du process de recrutement Comparer les outils disponibles sur le marché puis faire un choix adapté aux besoins de la structure. Valider le choix avec la Direction Générale Organiser la communication autour de la digitalisation, envers l’équipe « recrutement » et vers les collaborateurs de l’entreprise. Déployer la communication tout au long de la démarche Acquérir et implémenter les outils Former l’équipe « recrutement » et les opérationnels concernés à l’utilisation des nouveaux outils Suivre l’évolution de l’expérience utilisateurs et apporter les ajustements nécessaires si besoin Procéder à une analyse des besoins en formation de l’entreprise sur les 2/3 années à venir (à partir de l’analyse GEPP effectuée en amont) afin d’identifier clairement les besoins en compétences de l’entreprise et leur transposition en actions de formation Formaliser clairement les enjeux de la digitalisation de la formation ainsi que les objectifs pédagogiques à atteindre Identifier, parmi les actions de formation du plan de développement et de maintien des compétences, les actions pouvant faire l’objet d’une digitalisation Rechercher et sélectionner un prestataire qui va prendre en charge la digitalisation des parcours de formation identifiés Etablir le cahier des charges en collaboration avec le prestataire choisi afin de cadrer les attentes de l’entreprise Budgéter le projet de digitalisation de la formation Planifier les différentes étapes du projet en collaboration avec le prestataire Soumettre l’intégralité du projet à la Direction Générale pour validation Piloter les étapes de mise en place du projet de digitalisation de la formation afin de vérifier le respect du calendrier et du budget imparti Analyser la performance de la fonction R.H. et sa rentabilité grâce au calcul d’indicateurs (ratios d’effectifs, calcul des coûts de la fonction…) Analyser les process R.H. mis en place au sein de la structure, sur le fond et sur la forme Vérifier le respect des contraintes légales et réglementaires en matière de Droit du Travail Analyser les indicateurs de pilotage social de l’entreprise pour vérifier que la fonction R.H.exerce bien son rôle de veille Rédiger, faire administrer par un tiers puis dépouiller un questionnaire d’enquête sur la perception des salariés au regard de la performance de la fonction Ressources Humaines Réaliser un audit de climat social permettant de récolter la perception générale des salariés sur le climat social de l’entreprise. En tirer les conclusions qui s’imposent quant au rôle joué par la fonction R.H. dans le maintien d’un climat social satisfaisant. Compiler les résultats de ces différentes analyses dans un rapport d’audit qui sera présenté à la Direction Générale de l’entreprise, et qui servira de base aux ajustements nécessaires en termes d’organisation et de gestion de la fonction. Déterminer l’organisation de la fonction R.H. optimale en fonction de l’effectif de l’entreprise, des résultats de l’audit, et des objectifs stratégiques énoncés par la Direction Générale. Soumettre cette organisation à la Direction Générale pour validation. Rédiger la description de chacun des postes de la fonction afin de répartir les rôles, missions et responsabilités et fixer l’organisation. Vérifier l’adéquation entre les profils des collaborateurs de la fonction et les descriptions de poste afin de procéder aux ajustements si besoin. S’assurer que les collaborateurs disposent des outils indispensables à leur pratique. Corriger si nécessaire. Organiser les circuits de communication organisationnelle qui assureront une circulation fluide de l’information et permettront de sécuriser les actions de chacun. Vérifier en permanence au sein de l’équipe R.H. l’adéquation entre : Les compétences mobilisées et les besoins en nouvelles compétences, La charge de travail et les ressources humaines de l’équipe, Les objectifs stratégiques de l’entreprise et l’organisation du travail de la fonction supposée les servir. Expliciter clairement aux collaborateurs l’organisation du travail au sein de la fonction R.H., les rôles et statuts de chacun, ainsi que le poids stratégique de la fonction R.H au sein de l’entreprise Piloter la stratégie d’équipe et la traduire en actions concrètes afin de créer un cadre repérant pour les collaborateurs Motiver en permanence les collaborateurs en développant une communication ouverte informelle au sein de l’équipe Assurer la cohésion et favoriser l’échange d’informations en organisant à périodicité régulière des réunions d’équipe et en les animant Gérer son temps et hiérarchiser ses actions afin de dégager le temps nécessaire à l’écoute quotidienne des collaborateurs de son équipe Préparer et animer les entretiens d’évaluation des collaborateurs Accompagner les souhaits d’évolution et de mobilité des collaborateurs Prévenir et gérer les conflits Créer un groupe de travail avec les Instances Représentatives du Personnel, dédié à la prévention des risques professionnels Evaluer les risques au sein de l’organisation en matière de santé et de sécurité des collaborateurs, en analysant le contenu des postes des salariés et en étudiant incidents, accidents et maladies survenus dans l’entreprise Etablir le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) qui consiste à réaliser l’inventaire des dangers pour la santé des collaborateurs Elaborer le plan d’actions de l’entreprise en matière de prévention, de formations, de communication, et d’aménagement des postes de travail Organiser avec les Instances Représentatives du Personnel, la veille Santé et Sécurité de l’entreprise, et tenir à jour le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels Réaliser un diagnostic afin d’établir un état des lieux quant à la situation de l’entreprise au regard de l’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés (OETH). Faire un bilan des actions Handicap Consulter l’AGEFIPH pour les associer au diagnostic et bénéficier de leur accompagnement dans la définition d’une politique Handicap Formaliser la politique Handicap de l’entreprise et la présenter à la Direction Générale pour validation Créer et piloter une mission Handicap au sein de l’entreprise, chargée de gérer le déploiement de la politique Sensibiliser les collaborateurs au Handicap par des actions de communication visant à obtenir leuradhésion Désigner des référents Handicap (Un par département) chargés de relayer la politique Handicap au sein des équipes Ouvrir l’entreprise au recrutement de personnes handicapées en développant un partenariat avec des opérateurs spécialisées comme CAPEMPLOI Former les managers au recrutement et au management des personnes en situation de Handica Développer un/des partenariat(s) avec des sous- traitants du secteur adapté et protégé (ESAT) Organisation d’actions de sensibilisation spécifiques lors de la semaine du Handicap,chaque année en novembre Déterminer les sources d’informations juridiques et sociales les plus fiables Déterminer la périodicité de la veille, puis extraire les informations pertinentes au regard de l’activité de l’entreprise dans le respect du calendrier préétabli Synthétiser la veille à périodicité régulière puis diffuser cette synthèse aux personnes de l’entreprise concernées Organiser le stockage de la veille sur un support dématérialisé et centralisé, puis organiser son libre accès par tous les membres de l’entreprise Organiser les élections professionnelles dans le respect de la législation en vigueur, afin de créer ou de renouveler le Comité Social et Economique (CSE) Organiser la procédure d’information et de consultation du Comité Social et Economique (CSE) dans le respect de la législation en vigueur et dans le respect du calendrier Animer les réunions du CSE, superviser l’élaboration et la transmission des procès- verbaux aux instances concernées Négocier tout accord collectif nécessaire à la bonne marche de l’entreprise dans un esprit de partenariat favorisant le dialogue social Equiper les représentants du personnel élus en outils informatique afin d’initier une démarche de digitalisation des relations sociales qui facilitera la mission des élus en cas de nouvelle crise sanitaire ou de tout événement créant de la distance entre les salariés dans leur ensemble, et la Direction de l’entreprise Former les élus à l’utilisation des outils digitaux afin qu’ils puissent en acquérir la maîtrise