Secrétaire assistant(e) spécialisé(e) ressources humaines

Le (la) secrétaire assistant (e) spécialisé (e) ressources humaines assure, en liaison étroite avec son responsable, le suivi administratif et logistique, voire le traitement complet de certains dossiers techniques. Le (la) secrétaire assistant (e) spécialisé (e) ressources humaines connaît suffisamment le domaine d’application et les missions de son service ou de son entreprise (ressources humaines, juridique, commercial, tourisme, publicité, immobilier, assurances, etc.) pour assurer la gestion de nombreux dossiers ou contrats. Sa familiarisation avec les réglementations et procédures afférentes à la spécialité ainsi qu’avec les orientations du service lui permet de prendre pleinement en charge certaines actions (organisation de manifestations promotionnelles, réalisation de supports de communication, préparation de cycles de formation, etc.). A ce titre, il (elle) est amené (e) à traiter directement avec divers prestataires. Comme tous (toutes) les autres secrétaires, il (elle) a en charge la saisie et la mise en forme de documents à l’aide des outils bureautiques ainsi que la reproduction, la transmission et la mémorisation des informations. Le métier s’exerce avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon l’organisation, la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. Une grande partie de l’activité s’effectue avec l’outil bureautique. Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l’extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours.

Capacités attestées et descriptif des composantes de la certification : 1. ORGANISER SON POSTE BUREAUTIQUE ET PRODUIRE TOUT DOCUMENT A L’AIDE DE LOGICIELS DE BUREAU Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique. Saisir / modifier et présenter tout document à l’aide des applications bureautiques dans le respect de normes graphiques. Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l’information. 2. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL Etablir les déclarations obligatoires liées à la gestion du personnel. Concevoir et mettre à jour le dossier individuel du salarié, les fichiers administratifs et les plannings de suivi du personnel. Produire des documents administratifs liés à la gestion du personnel. Renseigner les salariés sur leurs droits et obligations. Etablir des tableaux de bord et des statistiques liés à la gestion du personnel. Rédiger des écrits professionnels liés à la fonction ressources humaines. Organiser, sur un plan administratif et logistique, les actions liées à la représentation du personnel. Régler des litiges simples liés à la gestion du personnel. Répondre à une demande d’information en fonction de sa nature et du statut de l’interlocuteur. 3. ORGANISER ET SUIVRE LES ACTIONS DE RECRUTEMENT ET DE FORMATION DU PERSONNEL Constituer une base documentaire sur les offres de formation. Recenser et traiter des demandes de formation. Rédiger et publier une offre d’emploi à partir d’un profil préétabli. Organiser un recrutement. Rechercher l’information à l’aide des différents outils 4. ETABLIR LA PAIE ET LES DECLARATIONS SOCIALES Recueillir les éléments nécessaires au calcul de la paie auprès des divers interlocuteurs. Etablir des bulletins de paie. Etablir des déclarations sociales périodiques.