Secrétaire assistant (e) spécialisé (e) commercial (e)

Le métier de secrétaire assistant (e) spécialisé (e) commercial (e) consiste essentiellement à adapter le secrétariat à un domaine professionnel. Il (elle) assure, sous la responsabilité et en liaison étroite avec son responsable direct, le suivi administratif et logistique, voire le traitement complet de certains dossiers. Le (la) secrétaire assistant (e) spécialisé (e) commercial (e) connaît suffisamment le domaine d’application et les missions de son service ou de son entreprise (ressources humaines, juridique, commercial, tourisme, publicité, immobilier, assurance, etc.) pour assurer la gestion de nombreux dossiers ou contrats. Sa familiarisation avec les réglementations et procédures afférentes à la spécialité ainsi qu’avec les orientations du service lui permet de prendre pleinement en charge certaines actions (organisation de manifestations promotionnelles, réalisation de supports de communication, préparation de cycles de formation, etc.). A ce titre, il (elle) est amené(e) à traiter directement avec divers prestataires. Comme tous les secrétaires, il (elle) a en charge la saisie et la mise en forme de documents à l’aide des outils bureautiques ainsi que la reproduction, la transmission et la mémorisation des informations. Le métier s’exerce avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon l’organisation, la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. Une grande partie de l’activité s’effectue avec l’outil informatique. Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l’extérieur, influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours.

Capacités attestées et descriptif des composantes de la certification : 1. ORGANISER SON POSTE BUREAUTIQUE ET PRODUIRE TOUT DOCUMENT A L’AIDE DE LOGICIELS DE BUREAU Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique. Saisir / modifier et présenter tout document à l’aide des applications bureautiques dans le respect de normes graphiques. Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l’information. 2. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES VENTES Etablir des documents commerciaux et en assurer la transmission. Assurer le suivi de dossiers et fichiers clients. Concevoir des documents types et automatiser des tâches bureautiques pour optimiser le poste de travail. Traiter des réclamations et régler des litiges commerciaux. Prévenir les impayés et effectuer des relances de paiement. 3. ASSISTER LE RESEAU COMMERCIAL, ORGANISER ET SUIVRE LES ACTIONS COMMERCIALES Etablir un budget et en assurer le suivi. Etablir des tableaux de bord et des statistiques commerciales. Concevoir et mettre en place des outils d’organisation et de suivi. Rédiger des écrits professionnels liés à l’activité commerciale. Exploiter les fichiers clients et prospects. Préparer et finaliser les éléments nécessaires à la vente. Organiser les déplacements de l’équipe commerciale. Rechercher l’information à l’aide de différents outils. 4. REALISER DES OPERATIONS PONCTUELLES DE VENTE Exploiter un argumentaire de vente. Rédiger et présenter une offre promotionnelle. Qualifier un fichier prospects et réaliser une prospection téléphonique. Pratiquer la vente par téléphone.