Secrétaire polyvalent(e)- secrétaire option comptable

La secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise. Tout transite par elle : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier,... Elle peut passer de la gestion du standard, au classement de dossiers et à la saisie de documents, notamment comptables et la tenue de tableaux de bords. Elle prépare les paies et les déclarations sociales courantes, contrôle et comptabilise les documents commerciaux, comptables et sociaux de l’entreprise. Au niveau administratif, la secrétaire est chargée de constituer et gérer des dossiers et doit maîtriser les logiciels de base du traitement informatique. Elle doit être très organisée dans son travail et doit pouvoir anticiper sur les tâches à venir en fonction de sa bonne connaissance du milieu dans lequel elle travaille. En plus de ses capacités techniques liées à la gestion administrative des dossiers, elle doit avoir une très bonne connaissance des personnes  travaillant au sein de sa structure et des services qui y sont proposés afin de répondre aux clients ou visiteurs et de les orienter. Si cette fonction administrative implique essentiellement un travail de bureau, sa position centrale lui permet d'être en relation avec de nombreux interlocuteurs. La secrétaire a un rôle important à jouer dans l’accueil et l’information des différents acteurs qui entrent en contact avec sa structure, qu’il s’agisse d’acteurs internes ou externes. Elle est souvent le lien  entre tous et assure une permanence qui la met au sein d’un système de relations et d’informations qui sont précieuses dans la vie d’un service. La dimension relationnelle de sa fonction est primordiale. Elle est la première image donnée par l’entreprise à l’externe, et sa dimension « marketing » est importante. Sa présentation et son accueil contribuent à la bonne image du service.

Les capacités attestées : - Gérer les appels téléphoniques en prenant en compte la demande de la personne et en lui donnant les premières informations ou en l’orientant vers le professionnel ou le service compétent - Accueillir et gérer les demandes de ses interlocuteurs en respectant les limites des missions qui lui sont confiées et des consignes qui lui sont données - Recueillir et transmettre aux différents interlocuteurs qui en sont destinataires, les informations nécessaires au fonctionnement de l’activité de la structure - Constituer des dossiers et réaliser des documents nécessaires au fonctionnement de sa structure - Réaliser des travaux de comptabilité et de suivi de trésorerie de premier niveau - Assurer le bon fonctionnement du service au niveau de la gestion des stocks et de l’entretien du petit matériel - Organiser son travail en planifiant et hiérarchisant l’ensemble des tâches qui lui sont confiées - Assurer les travaux courants de la comptabilité - Préparer les paies et les déclarations sociales courantes, contrôle et comptabilise les documents commerciaux, comptables et sociaux de l'entreprise.